Importare documenti in 3 passaggi
Carichi le Sue fatture d'acquisto, fatture di vendita o note di credito, lasci che Novadesko Intelligence le legga, poi verifichi prima di confermare.
Novadesko Intelligence trasforma un PDF, una foto o un file XML in un documento Novadesko: fornitore, numero, date, righe e IVA vengono letti per Lei. Esistono due accessi:
- il pulsante Scanner della barra degli strumenti degli elenchi di documenti (Acquisti, Fatture...) apre direttamente il selettore di file: scelga un file (PDF, JPG, PNG o XML), viene analizzato e il documento è creato nell'elenco, con il messaggio « Documento analizzato e creato dal file. »;
- su telefono (o in una finestra stretta), Scanner nella barra in basso apre la finestra Importa documenti (Novadesko Intelligence) in tre passaggi: Tipo, Carica, Verifica. Nulla vi viene creato senza la Sua verifica.
- Apra l'elenco Acquisti (o Fatture) nel menu.
- Il pulsante Scanner si trova nella barra degli strumenti, in alto nell'elenco.
- Faccia clic e scelga un file: viene analizzato e il documento è creato direttamente.
- Il pulsante Scanner si trova nella barra in basso.
- Lo tocchi per aprire la procedura guidata di importazione.
- La finestra Importa documenti si apre sul passaggio Tipo.
Novadesko Intelligence dipende dal Suo piano. Vedi Piani e formule.
Cosa farà
- scegliere il tipo di documento da creare;
- caricare uno o più file;
- seguire l'analisi di ciascun file;
- verificare i dati letti, poi confermare l'importazione.
Passaggio 1: il tipo di documento
- Apra la procedura guidata (Scanner nella barra in basso). La scheda Acquisti è preselezionata.
- Scelga una scheda, poi faccia clic su Continua.
| Scheda | Lato | Cosa verrà creato |
|---|---|---|
| Acquisti | Acquisto | Una fattura d'acquisto, collegata a un fornitore. |
| Fatture | Vendita | Una fattura di vendita, collegata a un cliente. |
| Note di credito | Vendita | Una nota di credito cliente. |
- Tre schede: Acquisti, Fatture e Note di credito, con il loro lato (Acquisto o Vendita) sotto.
- Acquisti è selezionato per una fattura fornitore.
- Faccia clic su Continua per passare al caricamento dei file.
Le ricevute non sono proposte: l'OCR è disattivato per questo tipo.
Passaggio 2: caricare e analizzare
- Trascini i Suoi file nell'area Trascina qui i tuoi file, oppure faccia clic su Sfoglia. Su telefono si apre il selettore di file del sistema.
- Il tipo scelto è richiamato sopra l'area; Modifica riporta al passaggio 1.
- Ogni file compare nella colonna File selezionati con la sua dimensione e il suo stato. I file partono a gruppi di tre.
- Quando almeno un file è Pronto e nessuno è in corso, faccia clic su Continua.
| Regola | Valore |
|---|---|
| Formati consentiti | PDF, JPG, PNG, XML (UBL), Excel (XLS, XLSX) |
| Dimensione per file | 20 MB al massimo |
| File rifiutato | Messaggio « formato non supportato » o « file troppo voluminoso (max 20 MB) », il file non viene aggiunto |
| Stato del file | Significato |
|---|---|
| In attesa | In coda, invio non ancora iniziato. |
| Invio... | Il file viene trasmesso al server. |
| Analisi... | Il server legge il documento; la barra di avanzamento procede. |
| Pronto | I dati sono estratti, il file può essere verificato. |
| Analisi in background | L'analisi dura più del previsto; il server prosegue e il documento comparirà più tardi nell'elenco. |
| Errore | Il file è stato rifiutato o l'analisi non è riuscita; il motivo compare sotto il nome. |
- Trascini i Suoi file nell'area, oppure faccia clic su Sfoglia.
- Un file analizzato passa allo stato Pronto.
- Durante la lettura, il file mostra Analisi.
- Un file illeggibile o rifiutato mostra Errore: non verrà importato.
- Non appena un file è pronto e nessuno è in corso, faccia clic su Continua.
Lato server, l'invio viene accettato immediatamente e l'analisi gira in coda: il file viene archiviato, il testo viene letto, poi l'intelligenza artificiale identifica il terzo, le date, le righe e le aliquote IVA. La finestra interroga il server ogni pochi secondi fino al risultato. I duplicati vengono rilevati fin dall'invio (vedi Duplicati).
Quando dispone dell'XML UBL di una fattura elettronica, lo carichi preferibilmente al PDF: gli importi e la partita IVA vengono ripresi così come sono.
Passaggio 3: verificare e confermare
La schermata Verifica dei documenti mostra una scheda per ogni file analizzato, con i campi letti e le righe. Ciò che viene estratto:
| Dato | Campo |
|---|---|
| Numero del documento | Riferimento |
| Terzo (nome e partita IVA) | Fornitore o Cliente, a seconda del tipo |
| Date | Data e Scadenza |
| Importi | Una riga per voce: Imp. unit., Qtà, IVA, Totale IVA incl., poi Totale imponibile, IVA, Totale IVA incl. |
| Categoria d'acquisto proposta | Categoria (solo acquisti) |
| Etichetta | Descrizione |
Corregga ciò che deve essere corretto, poi faccia clic su Conferma l'importazione. Un messaggio « n documento/i importato/i » conferma l'operazione, l'elenco si ricarica e il documento entra nei Suoi Acquisti (o Fatture), con il file originale allegato. Il dettaglio dei controlli è in Verificare un documento importato.
- Novadesko Intelligence compila il Riferimento letto sul documento.
- Poi il fornitore, con la sua partita IVA.
- La data del documento; la scadenza segue.
- Una riga per voce: imponibile unitario, quantità, aliquota IVA e totale IVA inclusa.
- I totali vengono ricalcolati: confronti il Totale IVA incl. con il documento.
- Tutto è corretto: faccia clic su Conferma l'importazione.
Chiudere la finestra prima di Conferma l'importazione abbandona i file ancora in verifica. I file passati in Analisi in background sono invece elaborati dal server anche a finestra chiusa.