VIES e duplicati dei fornitori
La verifica della partita IVA, il blocco delle schede duplicate e l'unione degli acquisti duplicati tra fornitori gemelli.
I fornitori arrivano da tre parti: il Suo inserimento, le fatture lette da Novadesko Intelligence e le fatture ricevute tramite Peppol. Ciascuna via può creare una scheda duplicata se la partita IVA è scritta in modo diverso. Questa pagina descrive il controllo VIES, il blocco all'inserimento e la gestione dei duplicati già presenti.
La verifica VIES
In Crea un fornitore, l'inserimento della Partita IVA avvia l'analisi VIES 0,8 secondi dopo la digitazione, oppure subito con Verifica. La riga di stato in alto nel modulo mostra Analisi VIES in corso..., poi Partita IVA valida · Nome oppure Partita IVA non trovata su VIES. Quando il numero è valido, i campi vuoti vengono completati: Nome dell'azienda, Indirizzo completo, CAP, Città e Paese. Nulla viene sovrascritto.
Su web.novadesko.com, la ricerca combina VIES e CompanySearch; la finestra Informazioni aziendali recuperate propone Applica o Ignora. Un formato errato è segnalato da « Formato IVA non valido (es.: BE0123456789) ». Se VIES non risponde, il salvataggio resta possibile.
I duplicati all'inserimento
- Inserisca una partita IVA che appartiene già a un fornitore.
- Il messaggio indica la scheda esistente e il suo codice fornitore.
- Salva è disattivato: impossibile creare il duplicato.
- Apri la scheda porta al fornitore esistente.
Il modulo confronta la partita IVA, l'e-mail e il nome con le schede esistenti, dopo la normalizzazione (spazi, punti e trattini tolti dal numero; accenti, punteggiatura e forma giuridica tolti dal nome).
| Caso | Messaggio | Effetto |
|---|---|---|
| Stessa partita IVA presso un fornitore | « Esiste già un fornitore con questa partita IVA: AXA Belgium, S.A. (codice AXA01227) » | Salva disattivato. Apri la scheda porta al fornitore esistente. |
| Stessa e-mail o nome simile | « Esiste già un fornitore con questo indirizzo e-mail: ... » oppure « ... con un nome simile: ... » | Crea comunque per confermare. |
| Partita IVA già registrata come cliente | « Questa partita IVA esiste già come cliente: ... » | Crea comunque: un'azienda può essere al tempo stesso cliente e fornitore. |
Nella finestra di creazione aperta da un acquisto o da Novadesko Intelligence, il pulsante Usa questo fornitore riprende la scheda esistente nel documento.
Fornitori gemelli provenienti dall'OCR o da Peppol
Lo stesso fornitore può esistere due volte quando la sua partita IVA è stata letta « TVABE0400673544 » su uno scontrino, « BE 0400.673.544 » su una fattura e « BE0400673544 » in Peppol. Dal 5 ottobre 2026, la piattaforma normalizza il numero e cerca il fornitore tramite le sue cifre prima di crearne uno nuovo, sia all'inserimento sia all'importazione. Le schede gemelle create prima di questa data restano tuttavia al loro posto.
Il pulsante « Possibile duplicato? »
Nell'elenco degli Acquisti su web.novadesko.com, un badge lampeggiante Possibile duplicato? compare su un documento quando uno scontrino e una fattura sembrano corrispondere: stesso fornitore, schede gemelle comprese, e stesso importo. È il caso classico di uno scontrino fotografato e poi della fattura ricevuta via e-mail o Peppol per lo stesso acquisto.
- Faccia clic su Possibile duplicato?: la finestra mostra i due documenti affiancati.
- Confronti il fornitore, la data, l'importo e i file allegati.
- Confermi l'unione. Il documento conservato recupera i file, i pagamenti e i collegamenti bancari dell'altro, che va nel cestino con l'indicazione del suo duplicato.
Se uno dei due documenti figura già in una dichiarazione IVA, è quello che viene conservato; se figurano entrambi, viene mantenuto il più vecchio e i suoi campi dichiarati non vengono modificati.
L'unione di due schede fornitore (ricollegare tutti gli acquisti di una scheda gemella all'altra, poi eliminare la gemella) non ha un pulsante nell'interfaccia. Se nota due schede per la stessa azienda, apra un ticket da Ticket indicando i due codici fornitore: il team Novadesko esegue l'unione senza perdita di documenti.
Dopo un'unione di documenti, verifichi la scheda conservata in Fornitori: se mancano l'IBAN o l'e-mail, li completi. I prossimi acquisti di questo fornitore non ne creeranno più un gemello.