Enviar um documento por e-mail
Enviar uma fatura, um orçamento ou uma nota de crédito ao seu cliente com o PDF em anexo, após verificação, e acompanhar a respetiva receção.
Cada documento de venda envia-se por e-mail a partir da lista ou da respetiva ficha. O PDF é anexado automaticamente, verifica-o no ecrã antes de confirmar e a ficha do documento guarda depois o registo do envio: enviado, entregue, aberto.
O que vai fazer
- Verificar se o cliente tem um endereço de e-mail.
- Iniciar o envio a partir da lista ou da ficha do documento.
- Controlar o PDF e, depois, confirmar.
- Acompanhar a receção no histórico de e-mails.
Antes de enviar
O destinatário é o endereço de e-mail da ficha do cliente (ou da ficha do fornecedor, no caso de uma compra). Sem contacto associado ao documento, a entrada Enviar por e-mail do menu fica a cinzento com a menção «Nenhum destinatário», e o ícone de envelope da linha apresenta «Nenhum destinatário associado». Complete primeiro o endereço na ficha do cliente.
Enviar a partir da lista
- Abra Faturas (ou Orçamentos, Notas de crédito).
- Na linha do documento, clique no ícone de envelope (Enviar por e-mail) ou abra o menu Opções e escolha Enviar por e-mail.
- A janela Confirmar o envio por e-mail apresenta o PDF tal como vai seguir, com a mensagem «Verifique o documento antes de o enviar a … O e-mail será enviado imediatamente ao destinatário.»
- Clique em Enviar. A mensagem «E-mail enviado» confirma a partida.
- Abra o menu Opções do documento.
- O menu apresenta as ações do documento.
- Escolha Enviar por e-mail.
- O menu fecha-se e a janela de confirmação abre-se.
- O PDF é apresentado tal como vai seguir em anexo.
- A mensagem recorda o destinatário: o envio é imediato.
- Clique em Enviar.
- A janela fecha-se e a mensagem «E-mail enviado» confirma o envio.
Enviar a partir da ficha
Abra o documento e, depois, o menu Opções no canto superior direito da ficha e escolha Enviar por e-mail. A mesma janela de confirmação abre-se.
Conteúdo do e-mail
| Elemento | Conteúdo |
|---|---|
| Assunto | «O seu Documento {número}» |
| Corpo | Texto standard de acompanhamento: «Queira encontrar em anexo o documento.» |
| Anexo | O PDF do documento, gerado com o seu modelo |
O modelo do PDF, o cabeçalho, o rodapé e o código QR de pagamento configuram-se em Definições > Documentos. Esta mesma secção propõe, por tipo de documento, a opção Enviar automaticamente por e-mail: «Envia automaticamente os documentos gerados por e-mail aos clientes.»
O e-mail transporta o PDF. O ficheiro XML UBL transfere-se em separado com Exportar XML e pode acompanhar os envios ao seu contabilista (consulte Exportar os documentos). Para uma fatura eletrónica, prefira o Peppol.
Acompanhar o envio
Na ficha do documento, o cartão Histórico de e-mails lista cada envio com o destinatário, o estado e a data. Enquanto nada tiver sido enviado, apresenta «Nenhum e-mail enviado».
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendente | O e-mail está na fila de envio |
| Enviado | Entregue ao servidor de correio |
| Entregue | Aceite pela caixa do destinatário |
| Aberto | O destinatário abriu a mensagem |
| Falhou, Rejeitado | Não entregue: verifique o endereço do cliente |
Uma etiqueta Lembrete distingue os lembretes de pagamento dos envios do documento. O cartão Atividade resume tudo: número de e-mails, incluindo «n aberto(s)», SMS e lembretes.
O detalhe de um envio (assunto e mensagem arquivados) abre-se clicando na linha do histórico, apenas em web.novadesko.com. Na aplicação, o histórico é apenas de leitura.
Estado do documento
Para fazer passar uma fatura de Criado a Enviado sem e-mail (entrega em mão, correio), utilize Marcar como enviado (manual) no menu Opções da fatura. Consulte Estados.
Envio em lote
Em Ações em lote, a entrada Enviar por e-mail apresenta «Esta funcionalidade estará brevemente disponível.» Envie os seus documentos um a um.
Alternativa: Peppol
Se o cliente for contactável na rede Peppol, o menu propõe Enviar via Peppol. Caso contrário, a entrada permanece a cinzento com o motivo: «Cliente sem identificador Peppol», «Nenhum cliente associado». Consulte Enviar uma fatura via Peppol.