Reciclagem
Eliminar um documento sem o perder, restaurá-lo a partir da reciclagem, compreender os bloqueios de eliminação e porque é que uma fatura validada se anula por nota de crédito.
Eliminar um documento no Novadesko não o destrói: passa para a reciclagem da lista, de onde o pode restaurar. Mas nem todos os documentos se eliminam: uma fatura numerada, paga, transmitida via Peppol ou incluída numa declaração de IVA está bloqueada. Nesse caso, a resposta certa é a anulação ou a nota de crédito.
Eliminar, anular ou creditar
| Situação | Ação |
|---|---|
| Rascunho ou documento nunca transmitido | Eliminar: vai para a reciclagem |
| Fatura Criado ou Enviado a retirar sem nota de crédito | Marcar como anulada: estado Anulado, o número continua ocupado |
| Fatura paga, enviada via Peppol ou incluída no IVA | Gerar a nota de crédito: a fatura permanece, a nota de crédito compensa-a |
A anulação avisa: «Atenção: esta ação é irreversível. Terá de ser gerada uma nota de crédito para repor este documento.» Uma fatura em estado final apresenta no seu menu «Estado final: é necessária uma nota de crédito para modificar.» Consulte Notas de crédito e Estados.
Marcar como anulada e Gerar a nota de crédito estão disponíveis em web.novadesko.com. Na aplicação, estas entradas ficam a cinzento com a menção «Disponível na web».
Eliminar um documento
- Abra o menu Opções da linha ou da ficha e, depois, Eliminar (a vermelho, no fundo).
- Confirme em «Confirmar a eliminação do documento»: «Tem a certeza de que pretende eliminar este documento? Esta ação é irreversível.» com o botão Eliminar.
- A mensagem «Documento eliminado com sucesso» confirma. O documento sai da lista e o contador da ligação Reciclagem aumenta.
Para vários documentos, selecione as linhas e depois Ações em lote > Eliminar: «n documento(s) serão movidos para a reciclagem.»
- Localize o documento a eliminar na lista.
- Abra o respetivo menu com os três pontos no fim da linha.
- O menu propõe ver, modificar ou duplicar o documento.
- Eliminar, a vermelho, envia o documento para a reciclagem.
- Nada se perde: o documento continua recuperável.
Quando a eliminação é recusada
O menu apresenta então Eliminação bloqueada com um ícone de informação que indica o motivo:
| Motivo | Mensagem |
|---|---|
| Declaração de IVA | «Documento incluído numa declaração de IVA · eliminação impossível.» |
| Peppol | «Documento enviado via Peppol · eliminação impossível.» |
| Conversão | «Documento convertido noutro documento · eliminação impossível.» |
| Numeração | «Existe um documento mais recente (F2026-0015). Elimine-o primeiro para manter uma numeração contínua.» |
| Outro | «Documento pago, enviado ou transmitido via Peppol: eliminação impossível.» |
A regra de numeração é a mais frequente: a lei impõe uma sequência de números sem lacunas. Apenas a última fatura da série pode, portanto, desaparecer; para uma fatura mais antiga, recorra à anulação ou à nota de crédito. Uma seleção em lote que contenha um documento bloqueado é recusada na íntegra: «Eliminação bloqueada: alguns documentos selecionados não podem ser eliminados.»
Consultar a reciclagem
- Por cima da lista, clique em Reciclagem (a ligação só aparece se esta contiver pelo menos um documento).
- A lista passa para os documentos eliminados, a cinzento: número, cliente, Data de emissão, Eliminado em (data e hora), Montante.
- Clique em Sair da reciclagem para voltar à lista normal.
- A ligação Reciclagem apresenta o número de documentos eliminados.
- Clique nela para abrir a reciclagem.
- Cada documento eliminado conserva o seu número, o seu cliente e a sua data de eliminação.
- Restaurar repõe o documento na sua lista de origem.
- O documento recupera o seu número e o seu estado.
Vazia, a reciclagem apresenta «A reciclagem está vazia».
Restaurar
- Na linha, clique em Restaurar.
- Confirme «Restaurar o documento»: «O documento F2026-0014 será restaurado na lista.»
- A mensagem «Documento restaurado» confirma. O documento recupera o seu lugar, o seu número e os seus dados.
Para vários documentos, selecione-os e depois Ações em lote > Restaurar. Um documento na reciclagem não se envia via Peppol («Documento na reciclagem») nem por e-mail: restaure-o primeiro.
Eliminar definitivamente
A entrada Eliminar definitivamente do menu de um documento na reciclagem apaga o documento de vez, após uma confirmação a vermelho. Só está disponível em web.novadesko.com; na aplicação, fica a cinzento com a menção «Disponível na web».
Os documentos permanecem na reciclagem enquanto não os eliminar definitivamente. Passe por lá antes de um encerramento para esvaziar o que já não faz sentido.