Primeira configuração da empresa
As definições a completar antes da sua primeira fatura, por ordem: identidade, logótipo, contactos, conta bancária, numeração e Peppol.
O questionário de inscrição criou a sua empresa com as informações essenciais. Antes de emitir uma fatura, dedique dez minutos a verificar o que vai aparecer nos seus documentos: identidade e logótipo, contactos, conta bancária, prefixos de numeração. As definições abrem-se a partir do menu do utilizador (Definições) ou do menu da empresa (Definições da empresa).
O que vai fazer
- Verificar as informações gerais e a ficha BCE (Banque-Carrefour des Entreprises, o registo oficial de empresas belga).
- Carregar o seu logótipo.
- Adicionar o seu IBAN para que as suas faturas sejam conformes.
- Definir o prefixo e o formato dos números dos seus documentos.
- Decidir se ativa o Peppol agora ou mais tarde.
As secções das definições
| Grupo | Secção | O que aí define | Documentação |
|---|---|---|---|
| Empresa | Informações gerais | Nome, forma jurídica, número de IVA, descrição curta. | Informações da empresa |
| Empresa | Ficha BCE | Os dados oficiais da Banque-Carrefour des Entreprises. | Informações da empresa |
| Empresa | Beneficiários (UBO) | Os beneficiários efetivos. | UBO |
| Empresa | Identidade | Logótipo principal e identidade visual. | Identidade |
| Empresa | Contacto | Morada, e-mail, telefone apresentados nos documentos. | Contacto |
| Empresa | Horários, Redes sociais | Horários de funcionamento, dias especiais, ligações sociais. | Horários |
| Negócio | Documentos | Prefixos, formato de numeração, menções dos documentos. | Documentos |
| Negócio | Documentos legais | Condições gerais e menções legais. | Documentos legais |
| Integrações | Peppol | Ligação Peppol, receção e envio. | Peppol |
| Integrações | Contabilidade | Acesso do seu contabilista e definições contabilísticas. | Contabilidade |
| Financeiro | Contas bancárias | IBAN, banco, conta predefinida. | Contas bancárias |
| Outros | Wallet, Ponto de venda, Servidor SMTP, Armazéns, Veículos, Nova VCard, Barra lateral | Opções avançadas. | Outras secções |
Os passos
- Informações gerais: verifique o nome, a forma jurídica e o número de IVA. Estes dados constam de cada documento; corrija-os agora e não depois da primeira fatura. Clique em Guardar.
- Identidade: clique em Carregar um novo logótipo e escolha um ficheiro PNG, JPG ou SVG. O logótipo é apresentado no cabeçalho dos seus documentos e na barra lateral.
- Contacto: complete a morada, o e-mail e o telefone que aparecem nos documentos. A morada pode diferir da sede social se tiver um estabelecimento.
- Contas bancárias: introduza o seu IBAN; o banco e o BIC são detetados automaticamente. Marque esta conta como conta predefinida.
- Documentos: para cada tipo de documento, defina o Prefixo do número (por exemplo
FAC,ORC,NE) e o Formato de numeração. Clique nos elementos para os inserir;NNNrepresenta a numeração automática, o que dá, por exemplo,FAC-2025-001. - Documentos legais: cole as suas condições gerais de venda; são anexadas aos seus documentos.
- Peppol: se tiver um número de IVA, ative Receber a partir do Peppol e Enviar para o Peppol. O procedimento completo está descrito em Ativar o Peppol.
- A faixa mantém-se apresentada enquanto nenhum IBAN estiver registado.
O IBAN é uma obrigação legal para emitir faturas na Bélgica. Enquanto nenhuma conta estiver registada, o painel apresenta Conta bancária em falta com o botão Ligar uma conta bancária, e o Peppol não pode ser ativado.
Formatos aceites para o logótipo: PNG, JPG, SVG, HEIC e HEIF, até 5 MB. Um PNG ou um SVG com fundo transparente dá o melhor resultado na impressão.
Já não altere o prefixo nem o formato depois de emitida a primeira fatura: a numeração deve manter-se contínua de um exercício para o outro. O formato pode incluir o ano para recomeçar em 001 a cada 1 de janeiro.
Ligar o seu banco
Além do IBAN apresentado nos documentos, o Novadesko pode sincronizar os seus movimentos bancários (PSD2) ou importar os seus ficheiros CODA para justificar as suas transações. Esta ligação está descrita em Ligação bancária; depende do seu plano.