Caixa Peppol: recebidos e enviados
Os separadores Recebidos e Enviados, as colunas da tabela, o painel de detalhe, a pré-visualização PDF, a atualização em tempo real e o modo escuro.
A Caixa Peppol (entrada Peppol Inbox do menu) reúne tudo o que passa pela rede: as faturas e notas de crédito recebidas dos seus fornecedores e os documentos que enviou aos seus clientes. O selo do menu conta os documentos recebidos que ainda não foram importados.
- Abra Caixa Peppol no menu.
- O separador Recebidos lista os documentos enviados pelos seus fornecedores.
- Cada linha tem um selo de estado de importação.
- Importar tudo trata de uma só vez os documentos não importados.
O cabeçalho e a barra de ferramentas
| Elemento | Função |
|---|---|
| Definições Peppol | Abre Definições > Peppol. |
| Todas as datas | Filtro rápido por período, o mesmo das listas de documentos. |
| Atualizar | Recarrega a caixa e os contadores. |
| Ponto verde Escuta em tempo real | A caixa consulta a rede sozinha: contadores a cada 8 segundos, linhas a cada 15 segundos quando a página está visível. |
| Importar tudo (n) | Apenas no separador Recebidos, quando há documentos a importar. |
| Limite atingido · Passar a plano superior | Substitui a importação quando a quota do plano está esgotada. Consulte Quotas e limites. |
Quando chega um novo documento, a respetiva linha sobe para o topo, fica realçada por instantes e é apresentada a mensagem «1 novo documento Peppol».
Pesquisa, filtros e separadores
A pesquisa incide sobre o nome, o número de IVA, o número do documento, o estado e o montante. Filtros abre três grupos: Filtrar por estado (Novo, Envio em curso, Enviado, Aceite, Recusado, Erro, Pago, Importado), Estado de importação (Todos, Apenas não importados, Apenas importados; separador Recebidos) e Período. Os filtros ativos são apresentados em etiquetas, cada uma removível com um clique.
Os separadores Recebidos e Enviados indicam o número de documentos. Quatro mosaicos resumem o separador ativo: Este mês, Em espera, Erros, Média 6 meses.
As colunas da tabela
| Coluna | Conteúdo |
|---|---|
| Número | Número do documento. Uma barra âmbar assinala um recebido ainda não importado. Selo NC para uma nota de crédito, selo ×2 quando o mesmo fornecedor enviou a fatura várias vezes. |
| Fornecedor (Recebidos) ou Cliente (Enviados) | Logótipo ou iniciais, nome, número de IVA. |
| Data | Data de emissão do documento. |
| Montante | Com IVA a negrito, sem IVA por baixo. Uma nota de crédito é apresentada em negativo. |
| Estado | O ícone Peppol colorido e o selo de estado. Consulte Estados Peppol. |
| Ações | Importar (ou o número da compra criada), Pré-visualização PDF, Detalhes do documento, Alterar o estado. |
As colunas Número, Fornecedor, Data e Montante são ordenáveis. A caixa do cabeçalho seleciona a página: a barra n selecionado(s) propõe Importar (n) e Desmarcar tudo.
O painel Detalhes do documento
Clique numa linha ou no ícone Detalhes do documento: abre-se um painel à direita.
- Clique no olho de uma linha.
- O painel Detalhes do documento abre-se.
- Aí encontra o fornecedor e o número do documento.
- Os montantes provêm do próprio documento Peppol.
- Pré-visualização PDF apresenta o documento tal como o fornecedor o emitiu.
- no topo: o terceiro, o seu número de IVA e o selo de estado;
- Número, Tipo (Fatura ou Nota de crédito), Data de emissão, Data de vencimento, Recebido em ou Enviado em, E-mail, e Documento associado depois de importado;
- o quadro Duplicados detetados quando o fornecedor enviou várias cópias, com Comparar e Importar mesmo assim;
- LINHAS: descrição, quantidade, preço unitário sem IVA e total, depois Subtotal, IVA e Total com IVA. Se o XML não detalhar as linhas, o painel indica-o;
- HISTÓRICO DE EVENTOS: a cronologia da rede (recebida, enviada na rede, registada pelo destinatário, aceite, recusada, paga…);
- no rodapé: Pré-visualização PDF, Ver o documento (a compra ou a fatura associada) e Importar.
A pré-visualização PDF
Pré-visualização PDF abre uma reconstituição gerada a partir do XML recebido: cabeçalho, linhas, totais e informações de pagamento. Não substitui a fatura oficial do fornecedor. Na versão web, o menu de transferência propõe também o XML original.
Quando a quota do plano é atingida, a pré-visualização e a transferência dos documentos recebidos ficam bloqueadas e reencaminham para a subscrição, além da importação.
Modo escuro
A caixa segue o tema da aplicação: mosaicos, tabela e painel mudam com o modo escuro.
- Passe ao separador Enviados.
- Aí encontra as faturas de venda transmitidas via Peppol.
- O selo indica o estado do envio.