Lembretes de pagamento
Identificar as faturas em atraso, enviar um lembrete cortês, firme ou uma interpelação formal, por e-mail e SMS, ou deixar o Novadesko fazer os lembretes automaticamente.
Uma fatura está em atraso assim que a sua data de vencimento é ultrapassada e resta um saldo a pagar. O Novadesko assinala-a a vermelho em todo o lado e permite-lhe contactar o cliente em três níveis, manualmente ou de forma automática, segundo os prazos que definir.
O que vai fazer
- Identificar as faturas em atraso na lista.
- Enviar um lembrete a partir do menu do documento.
- Escolher o nível e ajustar a mensagem.
- Ativar os lembretes automáticos, se o desejar.
Deteção do atraso
A regra é simples: data de vencimento anterior a hoje e montante em dívida superior a zero. O documento recebe a etiqueta vermelha Em atraso na lista e na respetiva ficha, e o mosaico DOCUMENTOS conta os atrasos («10 Em atraso» na conta de demonstração). Uma fatura paga ou anulada nunca está em atraso.
- O mosaico Documentos conta as faturas em atraso.
- Cada fatura cujo vencimento foi ultrapassado exibe a etiqueta Em atraso.
- A etiqueta vermelha mantém-se enquanto houver saldo em dívida.
- Abra uma fatura em atraso para enviar um lembrete.
O vencimento é calculado na criação a partir do prazo Vencimento das faturas (dias) de Definições > Documentos. Pode modificá-lo em cada fatura.
Enviar um lembrete manual
A entrada Enviar um lembrete aparece no menu Opções de um documento de venda em atraso e não pago. Não se aplica às compras. Se o documento tiver sido liquidado entretanto, o menu apresenta, em seu lugar, uma entrada Pago a cinzento.
- Abra o menu Opções da fatura, na lista ou na respetiva ficha, e depois Enviar um lembrete.
- A janela Enviar um lembrete recorda o número e o cliente e apresenta Montante total, Restante em dívida, Vencimento, Atraso (em dias) e Lembretes enviados.
- Escolha o separador do nível: Lembrete cortês, Lembrete firme ou Interpelação formal. O assunto e a mensagem preenchem-se com o modelo do nível escolhido.
- Verifique o Destinatário (endereço de e-mail do cliente, não modificável aqui) e adapte o Assunto e a Mensagem, se necessário.
- Se uma integração SMS estiver ativa, marque Enviar também um SMS (o número do cliente é apresentado) e reveja a Mensagem SMS.
- Clique em Enviar o lembrete. A mensagem «Lembrete enviado» confirma a operação.
| Nível | Utilização aconselhada |
|---|---|
| Lembrete cortês | Primeiro contacto após o vencimento, tom cordial |
| Lembrete firme | Segundo lembrete, pedido de pagamento em curto prazo |
| Interpelação formal | Última etapa antes da cobrança, formulação jurídica |
Com o modelo do lembrete cortês, o assunto proposto é «Lembrete - Fatura {número}».
Em web.novadesko.com, a entrada Enviar um lembrete está bloqueada nos planos de entrada, com a dica «Disponível a partir do plano …». Consulte Planos.
- Abra o menu Opções no canto superior direito do documento.
- O menu reúne as ações possíveis consoante o estado.
- Escolha Enviar um lembrete.
- O menu fecha-se e a janela de lembrete abre-se.
- Resume o montante, o vencimento, o atraso e os lembretes já enviados.
- Escolha o nível: Lembrete cortês, Lembrete firme ou Interpelação formal.
- O assunto e a mensagem retomam o modelo do nível escolhido.
- Clique em Enviar o lembrete.
Lembretes por SMS
O envio por SMS consome créditos. Sem créditos, a mensagem «Créditos SMS insuficientes para enviar esta mensagem.» impede o envio; recarregue o seu saldo. Se a ficha do cliente não tiver um número válido: «Nenhum número de telefone válido para este cliente.» Em caso de falha, web.novadesko.com propõe Reenviar o SMS na ficha do documento.
Lembretes automáticos
Em Definições > Documentos, a secção Lembretes de pagamento («Lembretes automáticos das faturas por pagar») reúne:
| Definição | Função |
|---|---|
| Lembretes automáticos | Enviar os lembretes corteses sem intervenção |
| Interpelação formal automática | Gera a interpelação formal depois de esgotados os lembretes corteses |
| Notificação por SMS | Duplica cada lembrete com um SMS |
| Prazo antes do 1.º lembrete (dias) | Dias após o vencimento antes do primeiro lembrete |
| Número de lembretes corteses | Lembretes enviados antes da interpelação formal |
| Intervalo entre lembretes (dias) | Dias entre dois lembretes enquanto o pagamento não for recebido |
Cada alteração é guardada de imediato («Guardado»). Quando o número máximo de lembretes é atingido sem pagamento e a interpelação formal automática está ativa, esta é gerada e enviada ao cliente sem qualquer ação da sua parte. Com os lembretes automáticos desativados, envia os lembretes manualmente, conforme descrito acima.
Os lembretes por SMS exigem uma integração SMS ativa (SMS Factor ou SMS Notifications), a configurar em web.novadesko.com.
Acompanhar os lembretes
Na ficha do documento, o cartão Atividade conta os Lembretes e o Histórico de e-mails marca cada lembrete com uma etiqueta Lembrete e o respetivo estado (enviado, entregue, aberto). O widget das faturas por pagar do painel mostra o número de lembretes por fatura e a data do último lembrete. Consulte Widgets.