Recordatorios de pago
Detectar las facturas atrasadas, enviar un recordatorio cortés, firme o un requerimiento formal, por correo electrónico y SMS, o dejar que Novadesko reclame automáticamente.
Una factura está atrasada en cuanto se supera su fecha de vencimiento y queda un saldo por pagar. Novadesko la señala en rojo en todas partes y le permite reclamar al cliente en tres niveles, a mano o automáticamente según los plazos que usted fije.
Qué va a hacer
- Identificar las facturas atrasadas en la lista.
- Enviar un recordatorio desde el menú del documento.
- Elegir el nivel y ajustar el mensaje.
- Activar los recordatorios automáticos si lo desea.
Detección del retraso
La regla es sencilla: fecha de vencimiento anterior a hoy e importe pendiente superior a cero. El documento recibe la etiqueta roja Atrasado en la lista y en su ficha, y el recuadro DOCUMENTOS cuenta los retrasos («10 Atrasado» en la cuenta de demostración). Una factura pagada o anulada nunca está atrasada.
- El recuadro Documentos cuenta las facturas atrasadas.
- Cada factura cuyo vencimiento se ha superado lleva la etiqueta Atrasado.
- La etiqueta roja permanece mientras se deba un saldo.
- Abra una factura atrasada para enviar un recordatorio.
El vencimiento se calcula al crear la factura a partir del plazo Vencimiento de facturas (días) de Ajustes > Documentos. Puede modificarlo en cada factura.
Enviar un recordatorio manual
La entrada Enviar un recordatorio aparece en el menú Opciones de un documento de venta atrasado y no pagado. No se aplica a las compras. Si el documento se ha liquidado entretanto, el menú muestra en su lugar una entrada Pagado en gris.
- Abra el menú Opciones de la factura, en la lista o en su ficha, y después Enviar un recordatorio.
- La ventana Enviar un recordatorio indica el número y el cliente, y después muestra Importe total, Pendiente de pago, Vencimiento, Retraso (en días) y Recordatorios enviados.
- Elija la pestaña del nivel: Recordatorio cortés, Recordatorio firme o Requerimiento formal. El asunto y el mensaje se rellenan con la plantilla del nivel elegido.
- Compruebe el Destinatario (dirección de correo electrónico del cliente, no modificable aquí) y después adapte el Asunto y el Mensaje si es necesario.
- Si hay una integración de SMS activa, marque Enviar también un SMS (se muestra el número del cliente) y revise el Mensaje SMS.
- Haga clic en Enviar el recordatorio. El mensaje «Recordatorio enviado» confirma la operación.
| Nivel | Uso recomendado |
|---|---|
| Recordatorio cortés | Primer contacto tras el vencimiento, tono cordial |
| Recordatorio firme | Segunda reclamación, solicitud de pago en breve plazo |
| Requerimiento formal | Última etapa antes del cobro judicial, redacción jurídica |
Con la plantilla del recordatorio cortés, el asunto propuesto es «Recordatorio - Factura {número}».
En web.novadesko.com, la entrada Enviar un recordatorio está bloqueada en los planes básicos, con el globo de ayuda «Disponible a partir del plan …». Véase Planes.
- Abra el menú Opciones en la parte superior derecha del documento.
- El menú reúne las acciones posibles según el estado.
- Elija Enviar un recordatorio.
- El menú se cierra y se abre la ventana del recordatorio.
- Resume el importe, el vencimiento, el retraso y los recordatorios ya enviados.
- Elija el nivel: Recordatorio cortés, Recordatorio firme o Requerimiento formal.
- El asunto y el mensaje reutilizan la plantilla del nivel elegido.
- Haga clic en Enviar el recordatorio.
Recordatorios por SMS
El envío por SMS consume créditos. Sin créditos, el mensaje «Créditos de SMS insuficientes para enviar este mensaje.» impide el envío; recargue su saldo. Si la ficha del cliente no tiene un número válido: «Ningún número de teléfono válido para este cliente.» En caso de fallo, web.novadesko.com ofrece Reenviar el SMS en la ficha del documento.
Recordatorios automáticos
En Ajustes > Documentos, la sección Recordatorios de pago («Recordatorios automáticos de las facturas impagadas») reúne:
| Ajuste | Función |
|---|---|
| Recordatorios automáticos | Enviar los recordatorios corteses sin intervención |
| Requerimiento formal automático | Genera el requerimiento una vez agotados los recordatorios corteses |
| Notificación por SMS | Duplica cada recordatorio con un SMS |
| Plazo antes del 1.er recordatorio (días) | Días tras el vencimiento antes del primer recordatorio |
| Número de recordatorios corteses | Recordatorios enviados antes del requerimiento formal |
| Intervalo entre recordatorios (días) | Días entre dos recordatorios mientras no se reciba el pago |
Cada modificación se guarda al instante («Guardado»). Cuando se alcanza el número máximo de recordatorios sin pago y el requerimiento formal automático está activo, este se genera y se envía al cliente sin ninguna acción por su parte. Con los recordatorios automáticos desactivados, usted reclama a mano como se describe más arriba.
Los recordatorios por SMS exigen una integración de SMS activa (SMS Factor o SMS Notifications), que se configura en web.novadesko.com.
Seguir las reclamaciones
En la ficha del documento, la tarjeta Actividad cuenta los Recordatorios, y el Historial de correos electrónicos marca cada recordatorio con una etiqueta Recordatorio y su estado (enviado, entregado, abierto). El widget de facturas impagadas del panel muestra el número de recordatorios por factura y la fecha del último. Véase Widgets.