Recibos
El módulo Recibos, entre el ticket de caja y la factura, y lo que lo distingue del documento Recibo.
El recibo acredita un cobro inmediato: una venta en mostrador, una consulta pagada en el acto, un anticipo en efectivo. Es un módulo complementario. Mientras no esté contratado, la entrada Recibos no aparece en la barra lateral, como en la empresa de demostración que se muestra a continuación.
- La barra lateral de la demostración ofrece las facturas.
- Ofrece también las compras, pero ninguna entrada Recibos.
- Sin el módulo, sus ventas siguen siendo facturas clásicas.
Dos objetos reciben el nombre de recibo
| Recibo de caja | Documento Recibo | |
|---|---|---|
| Dónde | Registro Recibos, con el Libro de caja y las Sesiones de caja. | Lista Recibos en Documentos, como una factura. |
| Contenido | Una operación: tipo, importe con IVA, medio de pago, cliente opcional. | Un documento completo con líneas, IVA, PDF y plantilla. |
| Número | N.º recibo del registro. | Número de la serie de documentos de tipo Recibo. |
| Continuación | Puede agruparse en una factura agregada mensual. | Se sigue como una factura: vencimiento, estado, envío. |
En la práctica, el registro cubre la actividad diaria de caja; el documento Recibo sirve cuando un cliente quiere un justificante detallado sin factura formal.
El registro de recibos
El registro se presenta como el «Registro de todas las operaciones financieras». Nuevo recibo solicita:
| Campo | Valores |
|---|---|
| Tipo de operación | Venta, Consulta, Cobro, Reembolso, Salida de caja, Otro. |
| Importe con IVA y Tipo de IVA | Tipo o Exento. El resumen de IVA se calcula. |
| Medio de pago | Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque, Otro. |
| Cliente | Opcional («Ningún cliente»). |
| Descripción, Referencia, Notas | Texto libre. |
«Los reembolsos y las salidas de caja serán automáticamente negativos.» Cada recibo tiene el estado Facturado o No facturado, y los totales muestran Total de entradas, Total de salidas y Saldo.
El Libro de caja enumera cronológicamente los movimientos en efectivo con saldo de apertura y de cierre. Las Sesiones de caja enmarcan la jornada: Abrir la caja y después Cerrar la caja, comparando el Saldo esperado con el Saldo real para constatar la Diferencia.
Las facturas agregadas
Los recibos no facturados de un período pueden agruparse en una única factura con Generar una factura: la vista previa enumera los Recibos por facturar, el total sin IVA y con IVA, y después Generar la factura crea la factura y marca los recibos como Facturado.
«Esta acción es irreversible. Los recibos incluidos se marcarán como facturados y ya no se podrán modificar.» Un recibo facturado ya no se puede modificar ni eliminar.
El documento Recibo
En Documentos, el tipo Recibo se crea con Nuevo recibo y el formulario habitual: cliente, número, fechas, líneas, notas. Se trata como un documento de venta: columnas Fecha de vencimiento y Estado, envío por correo electrónico, vista previa del PDF y plantilla de documento. Dos diferencias con una factura:
- El menú Opciones no ofrece Añadir un pago: un recibo se considera liquidado en el momento de su emisión.
- Novadesko Intelligence no ofrece el tipo Recibo en la importación: un ticket escaneado se convierte en una compra, con la naturaleza Ticket de caja.
Cuándo usar cada uno
- Venta pagada en el acto, sin necesidad de factura: recibo de caja y, a final de mes, factura agregada si su contable la solicita.
- Cliente que quiere un justificante nominativo detallado: documento Recibo.
- Pago aplazado, cliente profesional, envío por Peppol: factura, véase Facturas.
En Perfil, la opción Nuevos recibos envía un correo electrónico cada vez que se crea un recibo, útil cuando varias personas llevan la caja.