Verificar un documento importado
Los campos que debe controlar en la tarjeta de verificación, la corrección de las líneas y del IVA, la asociación al proveedor y los límites de la lectura automática.
El paso Verificación es el único momento en que revisa lo que Novadesko Intelligence ha entendido. Una tarjeta por archivo, con una vista previa a la izquierda y los campos a la derecha. Todo es modificable antes de Confirmar la importación; después, el documento se corrige como cualquier otro.
- En el teléfono, los mismos campos se apilan en una columna.
- Controle los importes leídos.
- El botón Confirmar la importación está en la parte inferior de la pantalla, junto a Volver.
Qué va a hacer
- controlar el tercero, el número y las fechas;
- revisar cada línea y su tipo de IVA;
- elegir una categoría de compra;
- confirmar y localizar después el documento en la lista.
Los campos que debe controlar
| Campo | Qué comprobar |
|---|---|
| Tipo | Compras, Facturas o Notas de crédito. Cámbielo aquí si el archivo no es del tipo elegido en el paso 1. |
| Referencia | El número impreso en el documento. Sirve para la detección de duplicados y la conciliación bancaria. |
| Proveedor o Cliente | El nombre leído, con el número de IVA en subíndice. Una marca verde indica que se ha seleccionado una ficha existente. |
| Categoría | Solo compras: la categoría propuesta según el proveedor o la etiqueta. Búsqueda por nombre o código. |
| Fecha | Fecha de emisión. |
| Vencimiento | Tomado del documento; si no, igual a la fecha. |
| Descripción | Etiqueta libre, opcional. |
Asociar el tercero
- Escriba en Proveedor (o Cliente): la lista le propone sus fichas por nombre o por número de IVA.
- Seleccione una ficha, o haga clic en Crear el proveedor «Nombre» para crear una con el número de IVA leído.
- Si una ficha ya tiene ese número de IVA o ese nombre, se selecciona esa en su lugar: «Proveedor existente seleccionado».
Los ajustes de automatización de la ficha de proveedor (categoría por defecto, pago rápido) se aplican a los documentos importados por OCR igual que a los recibidos por Peppol.
Un tercero es obligatorio: sin proveedor en una compra, o sin cliente en una venta, la importación se rechaza con «Indique un proveedor».
Corregir las líneas y el IVA
El bloque LÍNEAS recoge cada partida leída con cuatro columnas.
| Columna | Regla |
|---|---|
| Base unit. | Precio unitario sin IVA. |
| Cant. | Cantidad, 1 por defecto. |
| IVA | Tipo elegido entre sus tipos de IVA; 21 % si no se lee nada. |
| Total con IVA | Calculado. Si escribe el total con IVA del documento, la base unitaria se recalcula a partir de la cantidad y del tipo. |
Añadir crea una línea, el icono de la papelera elimina una. Los totales Total base imponible, IVA y Total con IVA se recalculan en directo: compárelos con el pie del documento original.
Cuando no se ha podido construir ninguna línea, la tarjeta muestra «Ninguna línea detectada. Total leído: 100,00 € sin IVA · 121,00 € con IVA.» Añada entonces una línea con el total sin IVA y el tipo correcto.
Un documento con varios tipos (restauración, combustible) debe tener una línea por tipo. Compruebe que el Total con IVA coincide exactamente con el importe pagado.
Confirmar
- Haga clic en Confirmar la importación. El botón permanece desactivado mientras no haya ninguna tarjeta lista.
- Las tarjetas importadas desaparecen; se muestra un mensaje «n documento(s) importado(s)». Una tarjeta con error permanece en pantalla con el motivo.
- El documento está en la lista de Compras o de Facturas, con el archivo original como adjunto y la etiqueta OCR.
Después puede completarlo (pago, categoría, período de IVA) desde su ficha.
Límites de la lectura automática
El OCR lee texto impreso. Las anotaciones manuscritas, las fotos borrosas o mal encuadradas y los documentos muy contrastados dan campos vacíos o erróneos: revise siempre la referencia, la fecha y los totales. Suba un archivo por documento; un PDF que agrupa varias facturas se trata como un solo documento. Un archivo de más de 20 MB se rechaza.
Otras situaciones:
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Análisis en segundo plano | El servidor continúa; cierre la ventana y localice el documento en la lista un poco más tarde. |
| Error: «El análisis OCR ha fallado» | Quite el archivo y vuelva a subirlo. Si el error persiste, introduzca el documento manualmente. |
| «Error de red: compruebe su conexión» | Compruebe la conexión y repita el envío. |
| Etiqueta Duplicado | Consulte Duplicados. |