Ajustes de los documentos
Prefijos y formato de numeración por tipo de documento, opciones de envío, pie de página, recordatorios de pago y vencimientos por defecto.
La sección Documentos configura lo que se aplica a todas sus facturas, presupuestos, notas de crédito y demás documentos antes incluso de crearlos: el formato de los números, las opciones de envío, el texto del pie de página, los recordatorios automáticos y los plazos de pago por defecto. Cada tipo de documento tiene su propia tarjeta.
Qué va a hacer
- Fijar el prefijo de numeración de cada tipo de documento.
- Activar el código QR de pago y las notificaciones.
- Redactar el pie de página.
- Configurar los recordatorios automáticos y los vencimientos por defecto.
Numeración por tipo de documento
- Abra Ajustes, sección Documentos.
- Cada tipo (Factura, Presupuesto, Pedido, Nota de crédito, Recibo...) es una tarjeta con su prefijo actual y un interruptor. Desactive el interruptor para ocultar un tipo que no utilice.
- Despliegue la tarjeta con la flecha de la derecha.
- En Formato de numeración, componga el formato con los comodines:
YYYYpara el año,MMpara el mes,NNpara el contador. Por ejemplo,FAC-YYYY-NNdaFAC-2026-01. - Marque las Opciones deseadas y redacte el Pie de página.
El prefijo y el pie de página se guardan menos de un segundo después de escribirlos; las casillas y el interruptor, de inmediato.
| Campo | Obligatorio | Se utiliza para |
|---|---|---|
| Interruptor del tipo | No | Activa u oculta el tipo de documento en la aplicación |
| Formato de numeración | No | Formato de los números. Comodines: YYYY año de 4 cifras, YY de 2, MM mes, DD día, NN o NNN contador automático |
| Código QR de pago | No | Añade un código QR de transferencia al PDF, a partir de la cuenta bancaria por defecto |
| Notificación por correo electrónico | No | Envía automáticamente el documento por correo electrónico al cliente al crearlo |
| Enviar una notificación por SMS | No | Envía una alerta por SMS al crearlo; requiere una integración de SMS activa |
| Pie de página | No | Texto mostrado al final de cada documento de este tipo: condiciones, menciones, datos de contacto |
Cambiar el prefijo no renumera los documentos existentes. El contador continúa con el nuevo formato. Evite modificar el formato de una factura a mitad de año: la secuencia de números debe ser continua de cara a la administración.
En web.novadesko.com, cada tipo ofrece además la Plantilla de documento (presentación del PDF, con vista previa y botón Seleccionar esta plantilla), un Encabezado del documento y la opción Disponible en el Wallet del cliente. Estos tres ajustes no se muestran en la aplicación de escritorio y móvil.
Recordatorios de pago
El bloque Recordatorios de pago controla los recordatorios de las facturas impagadas.
| Campo | Obligatorio | Se utiliza para |
|---|---|---|
| Recordatorios automáticos | No | Envía los recordatorios amistosos sin intervención, según los plazos siguientes. Si está desactivado, los envía usted a mano desde la factura |
| Requerimiento automático | No | Genera y envía un requerimiento de pago cuando se alcanza el número de recordatorios amistosos sin que haya pago |
| Recordatorios por SMS | No | Duplica cada recordatorio con un SMS; requiere una integración de SMS (SMS Factor o SMS Notifications) |
| Plazo antes del 1.er recordatorio (días) | No | Días tras el vencimiento antes del primer recordatorio. Valor por defecto 5 |
| Número de recordatorios amistosos | No | Recordatorios enviados antes del requerimiento. Valor por defecto 1 |
| Intervalo entre recordatorios (días) | No | Días entre dos recordatorios. Valor por defecto 2 |
Con los valores por defecto, una factura vencida recibe un recordatorio el quinto día de retraso y, si el requerimiento automático está activado, un requerimiento dos días después. Véase Recordatorios de pago.
Vencimientos por defecto
| Campo | Obligatorio | Se utiliza para |
|---|---|---|
| Vencimiento de facturas (días) | No | Días que se suman a la fecha de la factura para calcular el vencimiento propuesto. Valor habitual 30 |
| Validez de los presupuestos (días) | No | Duración de validez propuesta en un nuevo presupuesto. Valor habitual 30 |
Estos valores son propuestas: puede modificar el vencimiento en cada documento.
El tipo de IVA aplicado por línea, las plantillas de correo electrónico y las condiciones generales no se configuran en esta sección. El IVA se elige en cada línea del documento y las condiciones generales en Documentos legales.