Importar y exportar clientes
El menú Importar con sus plantillas CSV y Excel, la exportación de la lista o de una selección, y los listados de IVA.
Tres botones de la barra de herramientas de Clientes sirven para intercambiar datos: Importar, Exportar CSV y los dos listados de IVA. La importación de archivos se realiza en web.novadesko.com; las aplicaciones permiten descargar la plantilla y exportar en CSV.
Qué va a hacer
- Descargar la plantilla, completarla e importar sus clientes de una vez.
- Exportar toda la lista o una selección.
- Consultar el listado anual de IVA y el listado intracomunitario.
Importar clientes
- Haga clic en Importar en la barra de herramientas.
- El menú ofrece tres opciones.
- Descargue primero la plantilla CSV o Excel y rellénela.
- Elija después Importar un archivo para enviar el archivo rellenado.
- Haga clic en Importar y después en Descargar la plantilla CSV o Descargar la plantilla Excel. La plantilla contiene una fila de ejemplo.
- Complete el archivo, una fila por cliente, conservando la fila de encabezado.
- En web.novadesko.com, haga clic en Importar › Importar un archivo, suelte el archivo en la zona Arrastre un archivo aquí (formatos admitidos: .xlsx, .xls, .csv) y confirme con Importar.
- El mensaje de resultado indica el número de clientes importados y actualizados. En caso de problema, se muestran los cinco primeros errores con el número de fila.
| Columna | Contenido |
|---|---|
id |
Identificador de Novadesko, opcional. Si existe, el cliente se actualiza; si no, se crea un cliente nuevo. |
first_name / prenom |
Nombre. |
last_name / nom |
Apellidos. |
company / entreprise |
Empresa. |
email |
Dirección de correo electrónico. |
company_identification / tva |
Número de IVA. |
phone, address, postal_code, city, country |
Teléfono, dirección, código postal, ciudad, código de país (BE). |
Para corregir muchas fichas, exporte primero la lista en CSV: la columna id está rellena, solo hay que modificar los valores y volver a importar el archivo en la web. Las fichas se actualizan en lugar de duplicarse.
La importación no pasa por la verificación VIES ni por el control de duplicados del formulario. Depure su archivo antes de importar, en particular los números de IVA (formato BE0123456789, sin la palabra «IVA»).
Exportar clientes
El botón Exportar CSV ofrece Exportar a CSV, Exportar a Excel (en la web) y Exportar la selección (n), activo en cuanto se marca una fila. El menú de una fila contiene Exportar (CSV) para un solo cliente.
El archivo CSV de las aplicaciones contiene: id, customer_code, first_name, last_name, company, company_identification, email, phone, address, postal_code, city, country, peppol_identity, is_individual, is_archived, created_at. La exportación web añade el móvil, el fax, la fecha de nacimiento, el régimen de IVA y el estado.
Según su plan, el botón Exportar puede estar bloqueado (icono de candado). Véase Planes.
Selección múltiple
- Seleccionar activos marca todos los clientes activos con un clic.
- También puede marcar las filas una a una.
- Exporte únicamente la selección en CSV.
- Eliminar actúa sobre toda la selección, tras confirmar.
Selección múltiple abre un panel con Seleccionar activos, Seleccionar archivados, Seleccionar todo y Restablecer, y después las acciones Duplicar (en la web) y Eliminar. El contador del botón indica el número de filas marcadas. Sin selección, aparece el mensaje «Seleccione al menos un cliente.».
Listado de IVA de los clientes
- El listado se abre en la pestaña Nacional.
- Solo aparecen los clientes con un número de IVA, con sus totales.
- La pestaña Intracom muestra el listado intracomunitario.
- Descargue el listado para su declaración.
- Listado de IVA de clientes limita la lista a los clientes que tienen un número de IVA: es la base del listado anual de clientes sujetos.
- Listado de clientes intracomunitarios limita la lista a los clientes cuyo número de IVA es el de otro Estado miembro de la Unión Europea.
En las aplicaciones, estos dos botones filtran la lista; el subtítulo de la pantalla recuerda la vista activa. En web.novadesko.com, el listado se elabora por año natural: cada cliente figura con su número de IVA, el total sin IVA, el IVA y el número de documentos del año, y el listado puede enviársele por correo electrónico. Los importes proceden de las facturas y notas de crédito validadas, de ahí la importancia de las fichas sin duplicados.